中国地区コンファレンスの企画・運営 事業計画(案)予算(案)に関する件

審議

 

 

ファイル名

122-111K-0523S

事業名

中国地区コンファレンス2023 in 尾道 大懇親会

所管事業名

中国地区コンファレンスの企画・運営

室名

中国地区コンファレンス特別室

委員会名

中国地区コンファレンス実行特別委員会

担当実行委員長

平岡良之

副実行委員長名

安保大輔

推進リーダー

髙垣悟

文書作成者役職・氏名

副実行委員長・安保大輔

議案上程日

2023年 5月 8日

確認日

2023年 4月21日

事業要項(企画)

 

1.事業実施に至る背景

中国地区53LOMのメンバーが中国地区コンファレンスに参加する為に尾道を訪れます。会員の皆様をおもてなしするために大懇親会を設営する必要があると考えます。

 

2.事業目的(趣旨)

a.(対外)中国地区各LOMのメンバー同士が交流し多角的な視野を得ると共に、尾道の魅力を52LOMに発信し、素晴らしい思い出と共に持ち帰っていただくことを目的とします。

b.(対内)

3.対象者及び参加員数

内部  55名     外部 995名     計 1,050名

(外部内訳:尾道青年会議所を除く中国地区協議会内青年会議所会員:995名)

4.実施日と実施までのスケジュール

2023年07月01日(土)

2022年12月

瀬戸田サンセットビーチ

会場打ち合わせ・現地調査

2022年 1月

海上保安庁

花火打ち合わせ

2023年 2月

市役所・警察署・消防署・瀬戸田漁業協同組合・森上煙火・しばっち

花火・余興打ち合わせ

2023年 3月

瀬戸田サンセットビーチ・しおまち商店街輪の会・住吉汽船・井上製麺

会場・飲食物・花火打ち合わせ

2023年 4月

R&R尾道・関係各所

会場設営・花火打ち合わせ

会場使用申請・飲食物最終選定

2023年 5月

関係各所

各種申請(花火)

2023年 6月

関係各所

卒業予定者紹介動画作成

最終打ち合わせ

2023年 7月1日

瀬戸田サンセットビーチ

実施

5.実施場所

瀬戸田サンセットビーチ(しまなみレモンビーチ)

 

6.事業内容

 (目的達成のための手法)

中国地区コンファレンスにご参加いただいた中国地区協議会青年会議所会員の皆様をおもてなしするために大懇親会を実施します。

中国地区コンファレンス2023 in 尾道の本体にて尾道旧市街地を含めた尾道市の魅力を感じて頂き、その後旧市街地だけではない尾道の魅力を発信するため瀬戸田サンセットビーチに移動して大懇親会を設営します。瀬戸内海に面した尾道らしいロケーションとして瀬戸田サンセットビーチを選定しました。

大懇親会の主な内容は以下のとおりです。

    飲食ブース

瀬戸田町の各種特産品・名物を中心に飲食物を提供します。

    瀬戸田観光案内ブース

瀬戸田に興味を持って頂き、翌日、また次回以降足を運んでいただけるように瀬戸田の観光案内ブースを設営します。

    卒業予定者登壇

各ブロックごとに卒業予定者に登壇していただき、紹介動画を上映します。

    余興ステージ

会を盛り上げる余興として芸人をキャスティングし30分程度のステージを実施します。

    フィナーレ花火

会のフィナーレとして花火を海上から打ち上げます。

7.事業内容から得られる効果

中国地区内各地青年会議所会員の皆様に旧市街地以外の尾道の魅力を発信することが可能となります。これにより駅・商店街・千光寺山周辺だけではない、それ以外の尾道を知って頂き、瀬戸田の魅力のPR・活性化にもつながると考えます。

中国地区コンファレンスにご参加いただいた全ての会員の皆様に素晴らしい思い出を持ち帰っていただくことでまた参加したい、そしてもう一度尾道に来たいと思っていただくことができます。

8.審議のポイント

内容・予算について

9.連携するパートナー

公益社団法人日本青年会議所 中国地区協議会

尾道市市役所瀬戸田支所しまおこし課

瀬戸田しおまち商店街輪の会

有限会社森上煙火工業所

しばっち

尾道大学シグマソサエティ同好会

福山大学YRCボランティア部

10.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

予算書の修正

設営・雨天時の対応(案)の修正

飲食物メニュー(案)を参考資料に変更

会場レイアウト(参考資料)の修正

駐車場レイアウト(参考資料)の修正

役割分担表(参考資料))

 

 

11.

予算総額

7,350,000円

事業計画収支予算書へ

12.

他委員会への依頼事項

当日は中国地区コンファレンス本体の設営もあるため大懇親会の補助は組織活性化委員会と総務広報委員会の一部にお願いすることになります。できる限り多くのメンバーにご参加・ご協力いただけますよう委員長・副委員長から参加の呼びかけをよろしくお願いいたします。

また本体の設営をお手伝いいただく会員の皆様も尾道市内の片付けが終わり次第瀬戸田にご移動いただきますよう何卒よろしくお願いいたします。

13.資料(案)

14.資料(参考資料)

1)

大懇親会概要(案)

1)

会場レイアウト(参考資料)

2)

大懇親会スケジュール(案)

2)

駐車場レイアウト(参考資料)

3)

会場選定理由(案)

3)

役割分担表(参考資料)

4)

余興選定理由・プロフィール(案)

4)

後援承諾書(参考資料)

5)

花火概要・選定理由(案)

5)

卒業予定者紹介動画絵コンテ(参考資料)

6)

設営・雨天時の対応(案)

6)

飲食物メニュー(参考資料)

7)

現役会員向け案内文書

 

 

 

前回までの流れ(意見と対応)

 

第4回理事会

 

開催日

 2023年

 4月

 6日

(木)

 

 

意見1:

1,000名を超える青年会議所会員が参加するということですが、道がわからなくなるなどの懸念があると思います。交通に関して何かしら対応を考えられているでしょうか?

対応1:

ICからサンセットビーチまではほぼ一本道とはなりますが、道が入り組んでいる箇所などは人員を配置し誘導を行う等の対応をします。

 

 

 

意見2:

花火の曲目が既に決まっていますが何故でしょうか。

対応2:

今回採用した曲目は山田会長が昨年ブロック会長の際にスローガンとしたBE THE LIGHTとなります。山田会長もこのスローガンを考えられた際にONE OK ROCKから持ってこられたとのことで中国地区コンファレンスの幕引きにふさわしいと考え採用しました。

 

 

意見3:

役割分担に一部調理が有りますが実際にメンバーで調理をすることになるのでしょうか。

対応3:

基本的には既に調理済みの物を現地にて提供という形になります。一部しおまち商店街より現地にて調理を行いたいという声も聞いておりますのでそちらはお店の判断におまかせするという形で考えております。ただし尾道ラーメンだけはメンバーが現地にて茹でる、温める、盛り付けるという形で調理を行う予定です。

 

 

意見4:

駐車場の収容台数を越えてしまった場合はどうする予定でしょうか。

対応4:

現時点で既に200台を超える収容数の駐車場を用意しております。また尾道駅前より最大300名を運べるだけのシャトルバスも用意しており、サンセットビーチより状況次第でここも使っても良いという風にお話いただいている場所もあります。中国地区協議会より基本的には自家用車の場合乗り合わせでのお願いをさせていただいております。更に瀬戸田支所のしまおこし課様とも協議をしており、場合によっては駐車場として使わせて頂ける場所の候補地も頂けるという話になっております。

 

 

意見5:

花火の情報が事前に漏れてしまい多くの一般の方々が見に来られる可能性があると思いますがその場合の対応は可能でしょうか。

対応5:

今回の花火は対内向けも含めてサプライズとして行う予定となっており、しまおこし課、サンセットビーチとも協議し、サンセットビーチ周辺一帯の垂水区の回覧でのみ通知を行うということになっております。また海開きも翌日からの予定となっており、そこまで多くの一般客が入られる時期でないこと、花火の時間自体も6分程度であるということで道路付近に駐車している車を動かすための警備配置は行いますが交通規制を敷かなければ渋滞が起こるという状況では無いと考えております。また大懇親会開場も入り口を絞り、外周をコーンとバーで覆うことで一般の方が入らないように対応を予定しております。

 

 

意見6:

翌日の清掃の予定も考えたほうが良いのではないでしょうか。

対応6:

翌日7月2日は尾道市内と瀬戸田にて中国地区協議会も含めてクリーンアップ大作戦と言うかたちで清掃を行う予定となっております。メンバーの皆様にもご協力頂くことになると思っておりますが瀬戸田に関しましては実行委員会を中心に対応を考えております。また花火を実施する際に落ちる燃えカスですが今回海上約250メートルの地点で実施するということで花火のゴミの収集は実施できないということでそこまで広範囲の清掃にはなりません。

 

 

意見7:

役割分担表に関して当事者意識を持ってもらうためにはざっくりとした役割分担表ではなくもっと細かいものがあった方が良いのでは無いでしょうか。

対応7:

最終的には全メンバー一人一人の役割をタイムスケジュールで区切った行程表にて作成し配布を予定しております。また6月中には連絡調整会議だけでなく委員会周りも実施させて頂き、大懇親会だけでなく中国地区コンファレンス全体の説明を行わせて頂く予定です。

 

 

意見8:

過去の経験から見ると連絡調整会議や代表者会議だけでなく各委員会に当日の役割や動きを連絡しておくべきではないでしょうか。

対応8:

6月中に委員会周りを実施させていただきます。

 

 

意見9:

会場をカラーコーンで覆うことで一般の方が入ってこないようにするとのことですが、それでも当日は服装もカジュアルであるというのもあるため一般の方が入ってこようとされると思います。どの様に対応される予定でしょうか。

対応9:

海開き前なのでそこまで多くの一般観光客であふれるという状況は想定はしておりませんが、出入り口を1箇所に絞り、警備担当を配置すると共に入り口に張り紙で一般客の立ち入りをご遠慮頂く旨を掲載する予定です。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第03回

正副理事長会議

2023年03月28日

協議

第07回

正副理事長会議

2023年07月27日

審議

第04回

理事会

2023年04月06日

協議

第08回

理事会

2023年08月07日

審議

第04回

正副理事長会議

2023年05月01日

審議

 

 

 

 

第05回

理事会

2023年05月08日

審議